Poznáte to? Otvorených dvanásť okien, z toho pri troch chatoch blikajú notifikácie, k tomu online míting, päť vybavených telefonátov a popri všetkom úloha, ktorá si vyžaduje ticho a sústredenie. Na pohľad to vyzerá ako efektívny deň v práci, v skutočnosti vás však zomelie mentálny mixér, po ktorom príde psychická únava ešte skôr, než stihnete obed.
Možno sa pýtate, či nie ste len slabý jedinec. V tom prípade máme pre vás dobrú správu: problém nie je vo vás. Je ním multitasking ako štýl práce.
Prečo sa potom cítime produktívne, aj keď nie sme? Pravdou je, že multitasking dáva mozgu malý dopamínový vzruch, a tak keď počas mítingu rýchlo odpíšete na e-mail, odkliknete notifikáciu a ešte si k tomu aj otvoríte dokument, máte pocit, že vám nič neuniká a všetko beží smerom do cieľa. Lenže v skutočnosti váš mozog nerobí dve náročné veci naraz, ale prepína medzi množstvom rozdielnych úloh. Výsledkom je viac chýb, neschopnosť zahĺbiť sa do úlohy, horšia pamäť na detaily a menšia kreativita. Po chvíli sa pridá aj podráždenosť a pocit, že „nič nie je hotové“, hoci ste celý deň nezastali.
To, čo voláme multitasking, je teda väčšinou iba task switching (prepínanie medzi úlohami). A prepínanie má dve nepríjemné vlastnosti: stojí čas a kapacitu. Pri každom preskoku sa mozog musí preorientovať nanovo na to, čo riešime, prečo sa to deje, aký je ďalší krok, a hľadá nadväznosť na to, kde predtým skončil. A kým sa rozbehne, beží len na časť výkonu. K tomu nastupuje „attention residue“, teda zvyšková pozornosť. Keď skočíte z úlohy A na úlohu B, kúsok hlavy ostáva pri stále pri tej predchádzajúcej, takže úlohu B už robíte iba napoly. Napokon máte po hodine pocit, že ste síce pracovali intenzívne, ale bez poriadneho výsledku. Preto je deep work (hlboká práca) taká vzácna. Keď viete vykonávať činnosti v stave úplného sústredenia bez vyrušovania, posunú sa totiž vaše kognitívne schopnosti na hranicu svojich možností.
Ako to však docieliť? Jednoducho. Stačí len trochu pozmeniť svoje zásady pri práci: viac zapájať monotasking, zvoliť si rozumnejší časový manažment a nastaviť lepšiu psychohygienu večer po skončení práce.
Nie každý má však luxus pracovať v pokoji a tichu, nech sa snaží akokoľvek. Ak si vaša práca vyžaduje neustále sledovanie požiadaviek klientov, riešenie incidentov alebo „asap“ úloh, vyrušovanie úplne eliminovať nedokážete. Vaším cieľom bude teda určiť vyrušeniam svoje miesto. Váš time management by mal pozostávať z time-blockingu (rozdelenia času do blokov) a task batchingu (zhlukovania podobných úloh).
Ako na to? Skúste svoj deň rozdeliť na jednoduché bloky:
– Deep work blok: ideálne hneď ráno, keď je myseľ čerstvá, si vyčleňte 60 až 120 minút na jednu najdôležitejšiu vec a pracujte. Bez notifikácií, bez mailu, bez chatu.– Komunikačné okná: 2 až 3 krát denne si doprajte krátky časový blok, počas ktorého vybavíte e-maily, správy či telefonáty.– ASAP blok: do svojho režimu dňa zakomponujte aj čas vyhradený na nečakané úlohy, aby vám nerozbili celý deň.– Rutina a drobnosti: nezabudnite na blok pre každodennú administratívu, plánovanie a drobné opakujúce sa úlohy.
Znie to príliš jednoducho a prehľadne? Práve v tom je pointa. Keď má chaos svoje „šuplíky“, prestane byť chaosom, ale dokonale organizovaným sledom jednotlivých úloh. Ale čo ak je tých úloh na jeden deň príliš veľa? Ktorú uprednostniť v záľahe požiadaviek a zvoliť na deep work?
Aj na to existuje riešenie. Keď je úloh priveľa, problém často nie je váš výkon, ale výber tých, ktoré sú skutočne najdôležitejšie. Systém troch priorít (Rule of 3) funguje ako mentálny filter. Každý deň si určíte tri veci, ktoré ak spravíte, váš deň už má zmysel. Všetko ostatné berte ako príjemný bonus, nie ako dôkaz vašej hodnoty. A pomáha to aj psychicky: vedome si takto znížite vnútorný tlak, že musíte stihnúť „všetko“. Nie je to nič zložité, no v praxi ide o jeden z najlepších návykov, ako dosiahnuť optimálny časový manažment a docieliť tak dostatočnú psychohygienu.
Samozrejme, vyrušenia nezmiznú ako šibnutím čarovného prútika, dbajte však na to, aby ste ich prostredníctvom time-blockingu skutočne presunuli z režimu „kedykoľvek“ do režimu „odvtedy dovtedy“. Mimo vašich komunikačných okien (napríklad o 10:00, o 13:00 a o 16:00), si vypnite notifikácie a zvuky, a ak to ide, mimo týchto blokov zatvorte aj chat a e-mail.
Je jasné, že niekedy sa úplné ticho docieliť nedá. Vtedy je dôležité dodržiavať aj malé pravidlo „ďalšieho kroku“. Keď vás niečo preruší, ešte pred odchodom z aktuálnej úlohy si priamo do dokumentu alebo na papierik napíšte jednu vetu: „Pokračujem ________.“ Je to maličkosť, ktorá dramaticky skracuje opätovný návrat do sústredenia.
Keď máte veľa úloh rôzneho druhu a musíte často prepínať, najväčším luxusom nie je čas, ale vaša mentálna kapacita. Tu pomáha takzvaný „externý mozog“. Je to systém, kam si z hlavy odkladáte úlohy, nápady a informácie. V praxi ide väčšinou o jednu aplikáciu alebo obyčajný zošit, skrátka jedno miesto, kde nájdete všetko pokope.
A ako ho používať, aby sa nepremenilo z pomocníka na neorganizovaný chaos? Používajte krátke poznámky doplnené kontextom (nie „nákup“, ale „nákup: mlieko, chlieb, káva“), vytvorte si checklisty na opakované procesy a pri väčších jednorazových projektoch si zostavte prehľadný zoznam ďalších krokov, ktoré si tiež budete postupne odškrtávať. Výsledkom bude menej stresu a obáv z toho, že na niečo zabudnete a viac energie na premýšľanie.
Aj keď urobíte všetko pre to, aby ste si myseľ cez deň nepreťažovali prepínaním, nie vždy je výsledok ideálny a pracovná pamäť dostane tak či tak zabrať. Uvoľniť napätie a usmerniť myseľ jedným smerom môže na konci dňa aj tréning pamäti. Nebojte sa, nie je to o tom zapamätať si dvesto čísiel. Tréning pamäti je tu vnímaný ako psychohygiena, nie ako extra povinnosť. Vďaka nemu môžete posilniť svoju pozornosť či schopnosť triediť informácie a rýchlejšie sa vracať k tomu podstatnému. Stačí iba 10 minút denne: zvoľte krátke kognitívne cvičenia, jednoduché mnemotechniky, zhrnutie textu vlastnými slovami, alebo vedomé vybavovanie, aby ste si dokázali na veci spomenúť rýchlejšie a bez pomoci. Pomôcť pri tom vám môže aj tréning pamäti Kogneo, kde rozdiel uvidíte už po pár hodinách tréningu. Trénovaný mozog má skrátka lepší „poriadok v šuplíkoch“, vďaka čomu sa cíti menej zahltený.
Okrem kognitívneho tréningu je po práci tiež dobré upokojiť si myseľ. Začnite tým, že najskôr mozgu dáte jasný signál, že práca na dnes skončila. Pomôže krátka, päť až desaťminútová prechádzka, teplá sprcha či ľahký strečing krku a ramien a potom jedna vec, ktorej venujete plné sústredenie: vychutnajte si čaj, hudbu alebo knihu, no striktne bez ďalšieho multitaskingu. Ak stále máte pocit, že vám myšlienky neprestávajú víriť v hlave, skúste si zapísať všetko, čo vás trápi, na papier. Keď to zbadáte zhomtonené pred svojimi očami, aj veľké úlohy sa odrazu budú zdať menšie, množstvo podnetov dostane svoje miesto, doslova si ich odložíte z hlavy nabok, a mozog si tak v noci bude môcť poriadne oddýchnuť.
A predovšetkým nezabúdajte, že multitasking je mýtus, proti ktorému nie ste bezmocní. Keď si rozdelíte svoje deň na funkčné bloky, pomenujete si priority a vyrušeniam určíte jasné hranice, z chaosu sa stane systém. A vďaka nemu bude vaša hlava pokojnejšia a vaša práca kvalitnejšia.
Spracovala: Jana F.Stankovianska
Zabudnite na zabúdanie a pošlite svoj mozog na tréning. Ukážeme si akými technikami a cvikmi si vytrénujete pamäť ako slon. Dozviete sa, ako si tieto aktivity zaradíte do bežných dní tak, aby vám nezaberali veľa času.
